Aquafin a été fondée par la Région flamande en 1990 afin de développer, gérer et financer les infrastructures de traitement des eaux usées à travers la Flandre. L’entreprise est entièrement détenue par la Société flamande de participation NV.
Aquafin collecte les eaux usées domestiques depuis les égouts communaux, les achemine via des collecteurs et les transporte vers des stations d’épuration, où elles sont traitées conformément aux réglementations européennes et flamandes.
Avec une équipe de 1.400 collaborateurs, Aquafin travaille en étroite collaboration avec les communautés locales, les autorités publiques et les partenaires d’infrastructure pour garantir une eau propre et un environnement plus sain.
Le défi
Aquafin souhaitait moderniser la manière dont ses employés et partenaires travaillent ensemble et gèrent l’information. L’objectif : créer un environnement de travail numérique pérenne où chacun peut collaborer plus facilement, trouver rapidement ce dont il a besoin et travailler en toute sécurité, à tout moment et en tout lieu.
Avant ce changement, Aquafin utilisait un mélange d’anciens systèmes : les documents étaient stockés à différents endroits (comme Alfresco et des dossiers partagés) et la collaboration passait par divers outils comme Cisco Webex et IBM Connections. Cela compliquait le travail efficace et cohérent entre équipes.
Pour résoudre ce problème, Aquafin a choisi Microsoft 365 comme nouvelle plateforme standard, avec SharePoint Online et Microsoft Teams au centre. L’objectif : un environnement intégré unique, à la fois pour les équipes internes et les partenaires externes tels que les agences gouvernementales et les prestataires d’infrastructures.
Comme Aquafin gère des services critiques, la transition devait être soigneusement planifiée et déployée par étapes, sans perturber les opérations quotidiennes. AmeXio a été sélectionné comme partenaire d’implémentation pour concevoir, construire et accompagner ce nouvel environnement de travail, de la configuration technique et la migration, jusqu’à la formation et la gestion du changement.
Dès le départ, quelques principes clés ont guidé le projet :
Simplifier et sécuriser la collaboration, tant pour les employés internes que pour les partenaires externes.
Soutenir le travail flexible, permettant de travailler depuis différents lieux, à tout moment, sur n’importe quel appareil.
Garantir une excellente expérience utilisateur, avec des outils cohérents, une navigation simple et un accès au savoir partagé.
Autonomiser les employés, grâce à des outils en libre-service et en réduisant le recours au support informatique.
La solution
Pour donner vie à ce nouvel environnement de travail numérique, Aquafin et AmeXio ont déployé un plan par étapes sur quatre ans.
La première étape a été de définir ensemble une vision claire : à quoi devrait ressembler le futur espace de travail et que fallait-il pour y parvenir ? Sur cette base, nous avons créé une feuille de route pour guider chaque étape suivante.
Le déploiement a ensuite eu lieu en seconde phase, organisé en volets fonctionnels distincts. Chacun se concentrait sur un aspect de la transition. Voici ce qui a été réalisé :
Une architecture de l’information claire a été créée dans Microsoft 365 afin que chacun puisse retrouver facilement les bons documents et travailler de manière cohérente. En parallèle, les droits d’accès ont été définis avec soin pour que les employés ne voient que les informations pertinentes à leur rôle.
Des règles ont été établies sur la manière de nommer, stocker et partager les documents, afin de maintenir l’organisation à long terme. Un dispositif complet de gouvernance a été mis en place.
Des connexions ont été créées entre Microsoft 365 et d’autres systèmes internes comme SAP, afin que le travail quotidien puisse continuer sans interruption.
Tous les fichiers existants ont été transférés en toute sécurité depuis les anciens systèmes (Alfresco et fichiers hérités) vers le nouveau, y compris les versions précédentes et les métadonnées (plus de 17 To au total).
Les employés ont été accompagnés dans ce changement grâce à des ambassadeurs internes et à divers formats de formation : séances en direct, tutoriels en ligne et vidéos.
Pour assurer le bon fonctionnement après la transition, Aquafin continue de bénéficier du soutien des experts du Service Center d’AmeXio.
Résultat
Plusieurs facteurs de succès ont permis une transformation fluide et efficace :
Une vision claire dès le départ
Aquafin et AmeXio ont commencé avec un plan solide. Au lieu de simplement transférer les documents de l’ancien système vers le nouveau, nous avons réfléchi à des améliorations, en mettant l’accent sur la structure, la facilité d’utilisation et la valeur à long terme.
Une structure de l’information optimisée
Microsoft 365 fonctionne différemment des systèmes de fichiers traditionnels, il fallait donc une organisation logique et pérenne. Ensemble, nos équipes ont conçu une architecture claire avec des sites, des équipes, des dossiers et des conventions de nommage appliquées, afin de faciliter la recherche, la compréhension et la gestion des informations.
Une migration complète du contenu
Tous les documents provenant d’Alfresco, des partages de fichiers et d’IBM Connections ont été transférés avec succès vers Microsoft 365. Cela incluait les versions précédentes, les métadonnées et les droits d’accès. Dans certains cas, le contenu a été réorganisé pour plus de clarté et d’utilité pour les utilisateurs finaux.
Un fort accent sur le changement et l’adoption
La technologie seule ne suffit pas : les utilisateurs doivent se sentir à l’aise pour l’utiliser. Aquafin et AmeXio ont travaillé main dans la main sur la gestion du changement, combinant des méthodes éprouvées (comme le modèle PROSCI ADKAR) avec un accompagnement concret. Les « ambassadeurs » internes ont joué un rôle essentiel pour aider leurs collègues à adopter les nouveaux outils, partager des astuces et répondre aux questions.
Retour positif des utilisateurs
Tout au long du déploiement, les utilisateurs ont été invités à donner leur avis. Lors d’une enquête en milieu de projet, 90 % des participants ont estimé que le passage à Microsoft 365 était une étape positive et nécessaire.
Ils ont particulièrement apprécié la cohérence et la clarté de l’organisation de l’information, ainsi que la facilité accrue de travail sur appareils mobiles. Le soutien des ambassadeurs internes a également été reconnu comme un facteur de succès majeur.
Aujourd’hui, toutes les anciennes plateformes de gestion documentaire ont été désactivées avec succès et tous les employés d’Aquafin utilisent Microsoft 365.
