Présentation de OneDCTM
L'introduction de Documentum CE 23.4 permet aux clients de convertir leur licence Documentum actuelle vers un nouveau modèle de licence : X1, X2 et X3. Les deux dernières ouvrent la possibilité d'intégrer InfoArchive à Documentum. En quoi cela peut-il être intéressant pour vous en tant que client ?
Documents commerciaux complets
Supposons que vous utilisiez Documentum depuis plusieurs années. Selon votre secteur d'activité, jusqu'à 90 % de vos documents, voire plus, sont « Business Complete », c'est-à-dire complets sur le plan commercial. Ces documents sont définitifs et ne seront plus modifiés.
Pourquoi conserver tous ces documents dans une solution de gestion de contenu aussi complète que Documentum ?
Avec X2 et X3, Documentum est livré avec une intégration prête à l'emploi avec InfoArchive. En migrant vos documents « Business Complete » vers InfoArchive, vous libérez une quantité considérable de ressources Documentum. Par exemple, les performances de recherche peuvent être nettement améliorées. De plus, les utilisateurs de Documentum trouvent leurs documents plus rapidement, car seuls les documents qui ne sont pas encore « Business Complete » leur sont présentés.
Conformité à la législation et à la réglementation
Si 90 % ou plus de vos documents sont « Business Complete », il est fort probable qu'aucune politique de conservation n'ait été mise en œuvre, et qu'aucune solution ne permette de conserver les documents pendant la durée requise. Cela peut avoir des conséquences qui ne sont pas directement visibles :
Conservation excessive
Les documents sont conservés beaucoup plus longtemps que nécessaire.
Suppressions à tort
Les documents sont supprimés manuellement, alors qu'ils devaient être conservés, faute de politique ou de solution pour les protéger.
En d'autres termes, votre organisation pourrait ne pas être en conformité avec les lois et réglementations.
InfoArchive : une solution de conservation pilotée
La mise en œuvre d'InfoArchive peut résoudre ce problème. InfoArchive applique la politique de conservation appropriée à vos documents, sans que vos collaborateurs aient à s'en soucier. Il surveille également la date d'expiration de cette politique et gère l'élimination des documents à l'échéance, de manière contrôlée.
Vos documents sont conservés aussi longtemps que l'exigent la loi et les réglementations, puis éliminés au moment opportun et de manière contrôlée.
Retrait d'application et archivage actif
InfoArchive répond à deux cas d'usage principaux :
Retrait d'application
De nombreuses organisations disposent d'applications héritées qui contiennent des données ou des documents précieux. Plutôt que de maintenir ces applications en service, vous pouvez extraire leurs données et documents et les migrer vers InfoArchive. Une fois stockés en toute sécurité, ces contenus restent facilement accessibles, et l'application héritée peut être mise hors service.
Archivage actif
InfoArchive vous permet de migrer vers InfoArchive les données et documents devenus « Business Complete » dans votre application métier, directement après qu'ils sont devenus complets sur le plan commercial. Alors que le retrait d'application implique une migration unique, l'archivage actif est une méthode qui archive en continu. Son principal bénéfice est de réduire la charge pesant sur les applications métier existantes.
Utilisateurs externes
Supposons qu'il n'y ait pas seulement des utilisateurs internes, mais aussi des utilisateurs externes, comme des clients, qui souhaitent rechercher leurs documents dans Documentum. Chaque client a besoin de son propre compte dans Documentum, ce qui entraîne des frais de licence. Avec des milliers d'utilisateurs externes, le coût peut devenir considérable.
Licence fondée sur le volume
Dans InfoArchive, les frais de licence dépendent du nombre de téraoctets stockés, et non du nombre d'utilisateurs. Le nombre d'utilisateurs externes n'a donc aucune incidence sur la licence. Les laisser travailler avec InfoArchive plutôt qu'avec Documentum permet de réaliser des économies.
Des documents adaptés
Les utilisateurs externes recherchent généralement des documents qui leur ont été envoyés ou partagés, c'est-à-dire des documents « Business Complete », qui sont généralement mieux stockés dans InfoArchive.
Performances à grande échelle
InfoArchive est conçu pour rechercher des documents dans de vastes référentiels, avec les performances attendues par les utilisateurs d'aujourd'hui : un document peut être trouvé en moins de 2 secondes dans un référentiel de plusieurs dizaines de millions de documents.
Pour conclure
La conversion de votre licence Documentum en licence OneDCTM présente des avantages considérables :
- Une solution d'archivage standard, InfoArchive, peut gérer vos documents « Business Complete », plutôt que de les stocker dans une solution de gestion de contenu complète.
- InfoArchive garantit que vos documents sont conservés et éliminés conformément à la législation et à la réglementation.
- InfoArchive permet de mettre hors service les anciennes applications et, grâce à l'archivage actif, réduit la charge pesant sur les applications métier existantes.
- Les utilisateurs externes peuvent rechercher leurs documents (« Business Complete ») dans InfoArchive, avec les performances attendues.
Contact
Vous souhaitez évaluer votre passage à OneDCTM ou mettre en place InfoArchive ? Contactez AMEXIO à hello@amexiogroup.com ou au +31 40 250 7900.