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Qu’est-ce que la gestion des informations sur les actifs ?
Toute entreprise dépend de ses actifs, qu’il s’agisse d’une usine remplie de machines, d’une flotte de véhicules de fonction ou simplement du mobilier de bureau du siège social. Ces ressources précieuses contribuent au fonctionnement, à la production et à la croissance de votre organisation.
Pour optimiser vos actifs, il ne suffit pas d’en être propriétaire. Il est essentiel de les gérer efficacement, et cela commence par comprendre ce qu’est la gestion des informations sur les actifs.
Qu’est-ce que la gestion des informations sur les actifs ?
La gestion des informations sur les actifs (AIM – Asset Information Management) est le processus d’organisation, de stockage et de maintenance de toutes les informations relatives à vos actifs physiques. Imaginez-la comme la création d’un jumeau numérique de chaque objet important utilisé par votre entreprise, du serveur de votre centre de données à la machine à café de votre salle de pause.
Pour chaque actif, vous devez connaître sa nature, son emplacement, son état, la date de sa dernière maintenance, les contrats ou garanties applicables, sa valeur actuelle et vos projets à long terme.
Prenons l’exemple d’une grande machine industrielle sur une ligne de production. AIM vous garantit un enregistrement complet de tout ce qui la concerne : détails d’achat, dessins techniques, manuels de sécurité, journaux d’entretien, photos et même les calendriers de maintenance planifiés.
Pourquoi la gestion des informations sur les actifs est-elle importante ?
À première vue, le suivi des informations sur les actifs peut sembler une tâche administrative, mais il s’agit en réalité d’un élément clé de la prise de décision stratégique.
Connaître l’état et l’historique de vos actifs vous permet d’éviter les pannes imprévues, de réduire les temps d’arrêt et de planifier les réparations dans les meilleurs délais. Ceci est particulièrement important pour les actifs critiques, dont la défaillance pourrait interrompre les opérations, voire présenter des risques pour la sécurité.
Cela joue également un rôle majeur dans la planification financière. Les actifs se déprécient avec le temps, et des enregistrements précis aident votre équipe financière à comprendre leur valeur actuelle et à calculer le moment opportun pour leur remplacement. Par exemple, si une machine est en service depuis 15 ans et que les coûts de maintenance augmentent, les données AIM peuvent vous aider à décider s’il est temps de la moderniser.
Dans les secteurs réglementés, disposer d’une documentation à jour sur les actifs contribue également au respect des normes de sécurité et d’environnement. Et lors des audits, vous serez ravi de constater que vos dossiers sont en ordre.
Types d’informations sur les actifs
Les données sur les actifs ne se limitent pas à un simple identifiant de produit. Un système AIM performant comprend :
- Métadonnées de base : nom, type, emplacement, numéro de série
- Données financières : date d’achat, coût, valeur actuelle, amortissement
- Données de maintenance : historique d’entretien, inspections à venir, journaux de réparation
- Documents techniques : plans, manuels, vidéos, photos
- Contrats : contrats de location, garanties, informations sur les fournisseurs
- Données d’utilisation : niveaux de sortie, mesures de performance
Cette approche holistique crée un profil numérique complet pour chaque actif. Il décrit sa nature, son utilisation, son entretien et son avenir. Ce niveau de visibilité est précieux pour prendre des décisions concernant les remplacements, les mises à niveau ou les améliorations opérationnelles.
Quels sont les avantages ?
Lorsqu’elle est bien menée, la gestion des informations sur les actifs apporte une réelle valeur ajoutée à l’entreprise :
- Contrôle des coûts : Identifiez où l’argent est dépensé et où il est gaspillé.
- Augmentation de la durée de vie des actifs : Grâce à une maintenance adéquate, vous pouvez optimiser la valeur de chaque actif.
- Budgétisation plus intelligente : Anticipez les besoins futurs en réparations, remplacements ou mises à niveau.
- Amélioration de l’efficacité opérationnelle : Moins de temps d’arrêt, prise de décision plus rapide et meilleure utilisation des ressources.
- Contrôle des versions : Suivez les modifications apportées aux actifs au fil du temps, ce qui est particulièrement important pour les systèmes complexes composés de petites pièces.
Par exemple, une grande plateforme pétrolière (un « actif principal ») peut contenir des centaines de machines et de composants plus petits (des « mini-actifs »), chacun ayant ses propres besoins de maintenance. AIM veille à ce qu’aucun d’entre eux ne passe entre les mailles du filet.
Gestion des systèmes d’actifs complexes
Dans de nombreux secteurs, un actif majeur, comme une plateforme pétrolière, un avion ou une usine, contient des dizaines, voire des centaines, de composants plus petits, chacun ayant son propre cycle de vie.
Ces « mini-actifs » doivent également être suivis. Par exemple, une turbine peut être équipée de capteurs, de filtres et de vannes, qui nécessitent tous une maintenance programmée et un remplacement éventuel. AIM regroupe tous ces éléments au sein d’une seule et même plateforme, afin que rien ne soit négligé.
Au fil du temps, de nouveaux actifs sont ajoutés, d’anciens sont retirés du service et d’autres sont mis à niveau. Un système AIM performant intègre le contrôle des versions, garantissant ainsi l’exactitude de vos enregistrements, même en cas d’évolution. Ceci est particulièrement important dans les environnements complexes où les exigences réglementaires exigent une documentation détaillée de chaque modification.
Comment cela est-il géré concrètement ?
De nombreuses entreprises utilisent des systèmes comme SAP, l’un des plus grands acteurs du secteur des logiciels de gestion d’actifs. Ces systèmes stockent toutes les métadonnées, mais ils ont également besoin d’un contenu riche pour les accompagner.
C’est là qu’interviennent des entreprises comme AmeXio. Notre expertise réside dans la gestion du « contenu actif » qui sous-tend les informations sur les actifs, comme les dessins techniques, les plans de maintenance, les historiques de réparation, les photos et les vidéos.
Nous veillons à ce que ce contenu soit stocké de manière sécurisée, facile d’accès et toujours à jour. Grâce à l’intégration avec des plateformes comme SAP, nous aidons les entreprises à garantir que chaque donnée relative aux actifs est complète, exacte et exploitable dans toute l’organisation.
Conclusion
La gestion des informations sur les actifs est bien plus qu’une simple tenue de registres : c’est une approche stratégique pour gérer vos ressources physiques les plus précieuses. Que vous entreteniez une flotte, exploitiez une ligne de production ou gériez des installations, AIM vous aide à réduire les coûts, à limiter les risques et à optimiser chaque actif que vous possédez.
Besoin d’aide pour optimiser l’utilisation de vos données d’actifs ? Parlons de la façon dont AmeXio peut vous aider.
