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L’avenir de la Gestion de Contenu d’Entreprise (ECM)

L'avenir de la gestion de contenu d'entreprise

Votre organisation doit-elle gérer de grands volumes de contenus et de données ? Avez-vous des besoins en matière d’expérience numérique d’entreprise ? Et devez-vous gérer des données structurées et/ou non structurées très complexes ? Alors continuez à lire, car nous innovons constamment en gestion de contenu d’entreprise pour faciliter votre travail !

Qu’est-ce que la Gestion de Contenu d’Entreprise ?

La gestion de contenu d’entreprise, ou ECM, est une combinaison d’outils, de stratégies et de méthodes pour capturer, organiser, stocker, distribuer et gérer à la fois le contenu structuré et non structuré au sein d’une organisation.

Données structurées : des données hautement organisées qui correspondent à un modèle de données spécifique, les rendant prévisibles. Par exemple, les informations sur les clients dans une base de données avec des champs pour le nom, l’adresse et le numéro de téléphone.

Données non structurées : des données qui n’ont pas de modèle de données prédéfini, les rendant plus difficiles à prévoir. Exemples : courriels, vidéos et publications sur les réseaux sociaux.

En gestion de contenu d’entreprise, nous devons traiter différents types de contenu, de données et de processus connexes. Voyons cela de plus près :

Environnement de Travail Numérique et Collaboration

Cette partie se concentre sur la collaboration pour améliorer la productivité, la communication et la flexibilité dans les environnements de travail. Par exemple, un portail en libre-service dans une entreprise multinationale permet aux employés de différentes régions d’accéder aux documents RH et de soumettre des demandes sans délais. Ou encore, une compagnie d’assurance permet à ses clients d’utiliser le portail en libre-service pour consulter leurs polices en ligne ou signaler des accidents de voiture via des formulaires standardisés.

Affaires et Opérations Numériques

Cette partie de l’ECM est souvent caractérisée par un travail numérique orienté vers les cas. Par exemple, une agence gouvernementale pourrait utiliser l’ECM pour la gestion des dossiers afin de suivre et traiter les demandes des citoyens, en veillant à ce que toutes les étapes nécessaires soient prises, réalisées à temps, que tous les documents requis soient accessibles et que les flux de travail soient rationalisés.

Sécurité et Conformité

En travaillant, nous prenons des décisions officielles et conservons des enregistrements pour rester conformes. Ces enregistrements sont organisés de manière spécifique pour que nous puissions facilement les retrouver plus tard. De plus, il est important de prendre la sécurité au sérieux. Seules certaines personnes ou certains rôles peuvent accéder, modifier ou supprimer des informations spécifiques.

Découvrons maintenant comment les innovations numériques en gestion de contenu d’entreprise peuvent aider les organisations à être conformes, à optimiser les processus et à augmenter la satisfaction des employés.

Des Systèmes Hérités à la Gestion de Contenu Moderne

Les systèmes ECM hérités sont connus pour leurs solutions excessivement complexes pour des défis assez simples en gestion de contenu d’entreprise. Ils offrent souvent peu ou pas de flexibilité pour construire un environnement qui répond aux besoins spécifiques des entreprises. Aujourd’hui, nous vivons à une époque où ces systèmes hérités sont remplacés par des solutions modernes qui promettent une gestion de l’information efficace et efficiente.

Innovations en Gestion de Contenu d’Entreprise

Intégration et Collaboration

De nos jours, les entreprises utilisent de nombreux systèmes pour leurs différents besoins professionnels. Pensez à un système ERP qui gère des documents commerciaux critiques, un outil CRM pour les documents liés aux clients et un système RH pour les dossiers des employés. Il est crucial que tous ces systèmes communiquent entre eux et disposent toujours des données les plus récentes.

En permettant cet accès, les organisations peuvent grandement bénéficier d’une information améliorée et d’une meilleure collaboration entre les départements.

Automatisation des Processus

En automatisant vos processus, vous verrez une diminution significative de la charge de travail. Cela permet aux équipes de se concentrer sur ce qui compte le plus : la croissance et l’innovation. Pensez à la capture automatique des données, aux flux de travail pour rationaliser les processus basés sur le contenu et aux tâches automatisées avec des notifications et des alertes associées qui tiennent les employés informés des délais.

Approche Basée sur le Cloud

Le passage au cloud permet aux organisations et à leurs utilisateurs d’accéder rapidement aux bonnes informations au bon moment, depuis n’importe quel appareil et endroit. De plus, vous pouvez adapter votre environnement en fonction de la demande, garantissant ainsi une capacité adéquate pour votre contenu numérique.

Plateformes Low-Code

Les organisations commencent à voir la valeur des solutions qui leur permettent de créer rapidement des applications sans connaissances ou expériences en codage étendues. En même temps, les applications doivent répondre à des exigences commerciales spécifiques et être faciles à modifier.

Certaines plateformes ECM low-code prometteuses sont Nuxeo, OpenText Core et Microsoft Power Automate.

Intelligence Artificielle dans l’ECM

Enfin et surtout, l’Intelligence Artificielle (IA). Nous savons tous qu’elle devient une partie de plus en plus importante des expériences numériques, mais comment en tirer le meilleur parti ? Surtout maintenant avec la nouvelle loi européenne sur l’IA, qui est la première réglementation complète sur l’IA.

L’IA peut vous aider à trouver rapidement les informations que vous recherchez en utilisant des modèles de langage de grande taille (LLM). En utilisant de grands ensembles de données, l’IA peut reconnaître, traduire, prédire et générer du texte ou d’autres contenus. Des exemples qui peuvent vous faire gagner beaucoup de temps incluent les traductions directes qui vous aident à créer du contenu localisé ou des résumés de longs textes.

Elle peut également aider à optimiser le contenu. Pensez à des solutions d’IA qui fournissent des recommandations pour la lisibilité et la qualité et qui vous aident à garantir que tout est efficace et clair.

Intéressé par l’IA pour la gestion des cas ? Lisez ce blog.

Pourquoi l’Innovation Constante est Essentielle en ECM

Dans ce blog, nous avons vu des innovations très bénéfiques en gestion de contenu d’entreprise. Pourquoi est-il si important de suivre ces changements en constante évolution ?

S’adapter aux besoins changeants : Les besoins en gestion de contenu évoluent constamment et l’innovation continue garantit que votre système ECM peut s’adapter aux nouveaux processus métier, aux exigences réglementaires et aux avancées technologiques.
Améliorer l’efficacité : Les solutions ECM innovantes peuvent rationaliser les flux de travail, automatiser les tâches répétitives et améliorer la collaboration. Cela augmente la productivité globale et permet aux employés de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
Sécurité améliorée : Avec les menaces cybernétiques en constante évolution, il est crucial de rester en avance avec des mesures de sécurité innovantes. Les mises à jour régulières et les nouvelles fonctionnalités des systèmes ECM peuvent aider à protéger les informations sensibles contre les accès non autorisés.
Assurer la conformité : L’innovation peut vous aider à rester conforme en mettant à jour automatiquement les politiques, en suivant les changements de documents et en veillant à ce que toutes les pratiques de gestion de contenu respectent les normes actuelles.
Expérience utilisateur : en automatisant les processus, en améliorant la collaboration et en utilisant efficacement des outils comme l’IA, vous pouvez faciliter l’accès et la gestion du contenu pour les employés. Cela conduit à des taux d’adoption plus élevés et à une augmentation du bonheur des employés.

Autant de raisons d’explorer les possibilités des solutions ECM modernes ! Contactez-nous dès aujourd’hui pour discuter de vos défis spécifiques en matière d’ECM et découvrir comment nous pouvons vous aider à transformer votre stratégie de gestion de contenu.