Pendant des décennies, la gestion documentaire a été perçue comme une sorte d’application autonome : une plateforme unique déployée par l’IT pour stocker, rechercher et récupérer des fichiers. C’était l’ère de la « plateforme monolithique qui gouverne tout », remplie de modules et d’extensions pour chaque besoin imaginable : collaboration, conservation, gestion des archives, DAM, intégration SAP… tout y passait. Tous les fournisseurs promettaient un couteau suisse de la gestion documentaire ; mais en réalité, ces plateformes offraient rarement l’agilité exigée par les organisations.
Aujourd’hui, ce modèle ne correspond plus à la réalité numérique. La façon dont nous créons, partageons et gouvernons le contenu a évolué, et les systèmes sous-jacents doivent évoluer eux aussi. De nombreuses organisations s’éloignent de l’idée du « tout-en-un », reconnaissant par exemple que la collaboration à court terme et l’archivage à long terme sont fondamentalement deux disciplines différentes. Essayer de les faire entrer dans une seule et même plateforme ne génère que complexité, compromis et inefficacité.
C’est pourquoi, ces dernières années, la gestion documentaire a évolué pour devenir un domaine stratégique, soutenant différents cas d’usage avec des plateformes spécialisées. Pour les responsables IT et les gestionnaires de l’information, cette transition représente à la fois un défi et une opportunité : passer de la gestion d’une plateforme monolithique à l’orchestration d’un réseau de capacités spécialisées qui, ensemble, soutiennent tout le cycle de vie du contenu.
À notre avis, le domaine de la gestion documentaire s’articule désormais autour d’au moins trois sous-domaines interdépendants :
Examinons chacun de ces sous-domaines de plus près.
La collaboration digitale vise à permettre aux travailleurs du savoir et aux équipes de créer, partager et innover ensemble. Le travail moderne est rapide, collaboratif et de plus en plus hybride. Les projets se déroulent au-delà des frontières et des fuseaux horaires, nécessitant un partage d’information sécurisé à l’intérieur comme à l’extérieur de l’organisation. Les employés s’attendent donc à un accès fluide au contenu, à la co-création en temps réel et à une intégration avec les outils qu’ils utilisent au quotidien.
Pour l’IT, le défi consiste à offrir cette flexibilité sans sacrifier la sécurité. L’objectif est de rendre la gouvernance invisible, de l’intégrer à l’expérience plutôt que de l’imposer de manière contraignante.
Sans surprise, Microsoft 365 s’est imposé comme le standard de facto dans ce domaine, combinant productivité, collaboration et gouvernance dans une expérience unique et connectée.
Le sous-domaine de la gestion de contenu transactionnel est peut-être moins connu, mais il joue un rôle essentiel dans de nombreuses grandes organisations. Ces plateformes servent de référentiels back-end ultra-scalables alimentant les processus métier clés dans des systèmes tels que ERP, CRM ou RH. Pensez aux factures, contrats, dossiers RH : autant de contenus qui maintiennent l’organisation en fonctionnement quotidien.
Gérer ce type de contenu exige bien plus qu’un stockage sécurisé : cela nécessite de l’automatisation, une gouvernance des métadonnées et une intégration fluide avec les systèmes d’entreprise tels que SAP, Salesforce et SuccessFactors. Les utilisateurs finaux interagissent rarement directement avec ces référentiels ; au contraire, la bonne information (par exemple une facture spécifique) apparaît automatiquement dans l’application métier qu’ils utilisent (par exemple SAP).
Des plateformes leaders comme ContentGrid, SER Doxis et OpenText Extended ECM (xECM) illustrent ce domaine, combinant une scalabilité massive et des intégrations prêtes à l’emploi pour les écosystèmes d’entreprise.
Porté par de nouvelles réglementations telles qu’eIDAS 2.0, l’archivage numérique entre dans une nouvelle ère. L’archivage à long terme ne consiste plus simplement à stocker d’anciens fichiers : il s’agit de préserver l’intégrité, l’authenticité et la valeur juridique des documents dans le temps. Les organisations doivent garantir que les archives numériques restent fiables et accessibles pendant des années, voire des décennies.
Cela nécessite des plateformes spécialisées qui gèrent signatures numériques, horodatages et règles de conservation selon les normes sectorielles et régionales. Bien que ces solutions doivent pouvoir gérer des volumes massifs, la performance est souvent moins critique que la fiabilité et la conformité.
Un bon exemple de plateforme d’archivage numérique dédiée est OpenText Information Archive. Il convient toutefois de noter que le paysage de l’archivage est en pleine évolution. À mesure que les États membres de l’UE finalisent leurs mises en conformité eIDAS 2.0, plusieurs fournisseurs attendent leur certification, ce qui pourrait ouvrir la porte à de nouveaux acteurs d’ici 2026.
En bref, cela dépend. Les organisations plus petites, avec des besoins transactionnels ou réglementaires limités, peuvent considérer qu’une plateforme de collaboration digitale complète, telle que Microsoft 365, suffit pour l’instant.
Cependant, pour la plupart des grandes entreprises, une plateforme « tout-en-un » se révèle souvent médiocre dans chacune de ses fonctions, entraînant inefficacités et risques de non-conformité. Avec la pression réglementaire croissante et des attentes plus élevées en matière d’intégrité des données, nous prévoyons que l’association de la collaboration digitale et de l’archivage numérique à long terme deviendra très rapidement le socle minimal d’une stratégie documentaire moderne. Pour les grandes organisations, la gestion de contenu transactionnel reste un levier essentiel, garantissant que les processus métier fonctionnent efficacement, en toute sécurité et à grande échelle.
Ensemble, ces trois sous-domaines forment donc la colonne vertébrale d’un écosystème de gestion documentaire prêt pour l’avenir.
