Digital Government 2.0: informatie als strategisch kapitaal

Inleiding

Tien jaar geleden was het werk in veel organisaties dossier- en documentgedreven. Informatie zat vooral in papieren stukken, losse Word- en PDF-bestanden, e-mails, gedeelde netwerkschijven en afzonderlijke vakapplicaties. Digitale middelen waren er al, maar vaak als laag over bestaande werkwijzen heen, waardoor informatie verloren ging, het eigenaarschap niet altijd duidelijk was en archiveren en terugvinden pas achteraf aandacht kregen.

Inmiddels is veel gedigitaliseerd. Samenwerking vindt steeds vaker plaats in digitale omgevingen, en informatie ontstaat sneller dan ooit, verspreid over systemen, ketens en organisaties. Dit e-book gaat verder waar het eerste e-book Digital Government eindigde. Het zoomt in op wat digitaal werken oplevert: informatie. Hier ligt de grootste uitdaging, maar ook de grootste kans.

Een moderne overheid kan niet zonder een moderne informatiehuishouding. Informatie is niet langer een bijproduct van processen, maar strategisch kapitaal voor beleid, uitvoering, transparantie en publieke verantwoording. Dit e-book laat zien waarom digitaal werken niet automatisch leidt tot betere informatie, wat modern informatiemanagement inhoudt en welke stappen overheidsorganisaties nu kunnen zetten.

Terugblik: van digitale transformatie naar moderne informatiehuishouding

Het eerste e-book liet zien hoe de manier van werken binnen de overheid is veranderd. Ook de kenmerken van informatie zijn veranderd: de hoeveelheid data groeit snel en informatie is gedigitaliseerd. Vroeger werd informatie van medewerker naar medewerker fysiek overgedragen. Nu is informatie digitaal en vaak tegelijkertijd beschikbaar in meerdere systemen en samenwerkingsomgevingen. Voorbeelden van die transformatie zijn de lancering van DigiD en het gebruik van Enterprise Content Services binnen de overheid.

1.1 Veranderende manier van werken

Er wordt meer vanuit een proces gewerkt dan vanuit losse documenten. Neem een burger die een rijbewijs aanvraagt: die wil kunnen zien wanneer de afspraak is, waar het document in het proces zit, wanneer het opgehaald kan worden en wat het kost. Dat dwingt een overheidsinstantie tot een andere manier van werken. Daarbij spelen onder meer hybride en digitale samenwerking, samenwerking in ketens en netwerken, toenemende digitale interactie met burgers en bedrijven, en strengere eisen aan compliance en governance een rol.

Deze veranderingen brengen meer snelheid en flexibiliteit, maar ook een explosie aan digitale informatie. Die groei is op zichzelf niet ongunstig: hoe meer informatie, hoe meer kans op waardevolle inzichten. Maar zonder goed informatiemanagement brengt zij risico's mee.

1.2 Trends in de markt

• De verspreiding van informatie over documentbeheersystemen, samenwerkingsplatformen en dataomgevingen.
• De toenemende druk door de Woo.
• Het groeiende belang van archivering en duurzame toegankelijkheid.
• De ontwikkelingen op het gebied van cloud en AI.

1.3 De volgende stap

Volgens ISO 15489 draait gestructureerd informatiebeheer om informatie die betrouwbaar, vindbaar, herbruikbaar, toegankelijk, authentiek en integer is, die voldoet aan wettelijke en organisatorische eisen (zoals de Wet open overheid en de Archiefwet), en die consistent door de hele levenscyclus wordt beheerd. Daarvoor is een juiste informatiehuishouding nodig: de operationele manier waarop een organisatie haar informatie verwerkt, bestaande uit governance, processen, standaarden en technologie. Niet alles hoeft gecentraliseerd te zijn, maar alles moet logisch verbonden zijn. De volgende fase gaat daarom niet alleen over digitaliseren, maar ook over het waarderen van informatie.

Waarom digitaal werken niet automatisch leidt tot betere informatie

De afgelopen jaren is binnen de Nederlandse overheid veel geïnvesteerd in digitaal werken. Processen zijn gedigitaliseerd, documenten worden steeds minder geprint en samenwerking verloopt via digitale platformen. Voorbeelden zijn de Nederlandse Digitaliseringsstrategie (NDS) en DigiD. Toch merken publieke organisaties dat hun informatiehuishouding niet automatisch mee is gegroeid: de hoeveelheid informatie is toegenomen, maar de grip erop is vaak afgenomen.

Sinds 2021 meet de overheid jaarlijks de volwassenheid van de informatiehuishouding. Sinds 2023 zitten overheidsorganisaties gemiddeld op niveau 2, herhaalbaar. Dat betekent dat er bewustwording is voor het beschrijven van processen, procedures en beleid, maar dat dit vaak ad hoc en inconsistent wordt toegepast. Alleen het minimale is gedefinieerd, en de verantwoordelijkheden zijn wel beschreven.

2.1 Digitalisering verhoogt de snelheid, maar ook de complexiteit

Digitaal werken vereenvoudigt handmatig werk, omdat informatie sneller kan worden gecreëerd, gedeeld en gekopieerd. Daardoor ontstaat informatie op veel plekken tegelijk: in e-mails, samenwerkingsplatformen zoals Microsoft Teams, tijdelijke projectomgevingen, data-analyses en dashboards. Zonder duidelijke afspraken en structuur leidt die versnelling tot verspreiding van informatie in plaats van bruikbare inzichten. Het wordt dan lastig om Woo-verzoeken correct af te handelen, informatie tijdig te archiveren, verantwoording af te leggen en digitale soevereiniteit te bewaren. Organisaties kunnen dan de regie over hun informatie verliezen.

2.2 Systemen zijn gedigitaliseerd, maar informatie is niet ingericht

Veel organisaties hebben hun bestaande werkwijze één-op-één gedigitaliseerd. Papieren dossiers zijn vervangen door digitale dossiers, maar de onderliggende informatieprincipes zijn nauwelijks aangepast. Dat leidt tot drie problemen:

• Verschillende logica in systemen: hetzelfde dossier heet in het ene systeem „Burger X - Aanvraag 2026” en in het andere „X, Burger - 2026”. Een adresveld heet in het ene systeem „adres”, in het andere „woonplaats”.
• Archivering en bewaartermijnen verschillen per applicatie: dat leidt tot inconsistenties in het bewaarbeleid en complicaties bij archiefwet- en privacywetgeving.
• Informatie is moeilijk over de hele keten te volgen: zoekfuncties en filters werken vaak binnen één systeem, niet over alle applicaties heen.

2.3 Focus op technologie, niet op informatie

Digitaliseringsprojecten zijn vaak technologiegedreven: nieuwe systemen, platformen en tools. Wat ontbreekt, is een organisatiebrede visie op informatie die verder kijkt dan afzonderlijke afdelingen. Zonder die visie wordt informatie een bijproduct van processen, neemt de afhankelijkheid van specifieke systemen of leveranciers toe, blijft waardevolle informatie onbenut en kan er onbegrip ontstaan voor digitalisering.

2.4 De gevolgen van niets doen

Zonder een gemoderniseerde informatiehuishouding dreigen de volgende risico's:

Informatiemanagement

Informatiemanagement en informatiehuishouding lijken op elkaar, maar betekenen iets anders. Informatiehuishouding gaat over het bewust inrichten, beheren en waarderen van informatie gedurende de hele levenscyclus. Informatiemanagement kijkt naar het waarom: waarom wordt informatie verwerkt, en heeft dat nut voor de organisatie, bijvoorbeeld voor de kwaliteit van processen? Informatiemanagement bepaalt welke informatie waardevol is, de informatiehuishouding legt dat vast, beheert het en waardeert het.

3.1 Informatie over de hele levenscyclus

Vroeger werd informatiemanagement vaak gezien als het archiveren van een document aan het einde van een proces. In een actuele informatiehuishouding begint informatiemanagement juist bij het ontstaan van informatie. Het gaat om de hele levenscyclus:

1. Capture

   Het verzamelen en vastleggen van informatie uit verschillende bronnen.

2. Store

   Het veilig, duurzaam en toegankelijk opslaan van informatie.

3. Process

   Het analyseren, bewerken en verrijken van informatie.

4. Deliver

   De juiste informatie op het juiste moment bij de juiste gebruiker brengen.

Door deze stappen als geheel te organiseren, wordt archivering een logisch gevolg in plaats van een ingewikkelde eindstap.

3.2 Samenhang tussen content, data en processen

Overheidsinformatie bestaat niet meer alleen uit losse documenten. Dossiervorming en procesbegeleiding zijn onderdelen van overheidsinformatie geworden die belangrijk zijn voor digitale soevereiniteit. Beleid en uitvoering steunen op zowel gestructureerde als ongestructureerde data:

Procesinformatie omvat gegevens over gebeurtenissen die de uitvoering van bedrijfsprocessen weergeven: zaakdata, workflowdata (logboeken van workflowmanagementsystemen) en chatberichten via samenwerkingsplatformen zoals Microsoft Teams. Informatiemanagement verbindt deze vormen van informatie, zodat herkomst, samenhang en betekenis duidelijk zijn. Dat is essentieel voor verantwoording, hergebruik en transparantie, zowel intern als richting de burger.

3.3 Wet- en regelgeving als richtinggevend kader

Wet- en regelgeving vormt geen obstakel voor informatiemanagement, maar een kader dat keuzes richting geeft. Twee wetten krijgen een steeds prominentere rol: de Woo en de Archiefwet.

• Woo: vraagt om structurele transparantie, met name richting burgers. Informatie moet gedurende de hele levenscyclus betrouwbaar, vindbaar en toegankelijk zijn. De overheid moet reageren op Woo-verzoeken en zelf informatie toegankelijk maken.
• Archiefwet en Nationaal Archief: stelt eisen aan duurzame toegankelijkheid en contextbehoud. Dat vraagt om archivering op het juiste moment, duidelijke metadata en goede aansluiting op e-depots en het Nationaal Archief.

Overheidsorganisaties leggen steeds meer verantwoording af aan burgers. Die verplichting tot transparantie en toegankelijkheid vraagt om een andere manier van denken en werken: het hoe en waarom bepalen welke koers er gekozen wordt.

Veel overheidsorganisaties hebben processen gedigitaliseerd, maar de informatiehuishouding is niet mee gegroeid.

Hoe kan moderne informatiemanagement je organisatie helpen?

Informatiemanagement brengt losse systemen, processen en databronnen samen tot een logisch geheel. Hieronder bekijken we de rol van cloud en digitale soevereiniteit, en de kracht van AI.

4.1 Van gespreide informatie naar een geheel

In veel organisaties staat informatie nog verspreid over zaak- en documentmanagementsystemen, samenwerkingsplatformen (zoals M365, Teams en SharePoint), dataplatformen met BI- en rapportageoplossingen, en archief- en e-depotoplossingen. Dat kan de digitale soevereiniteit in gevaar brengen, omdat de regie over informatie verloren kan gaan. Hedendaags informatiemanagement koppelt die onderdelen tot een informatiestroom. Informatie hoeft fysiek niet op één plek te staan, maar moet wel logisch en gestructureerd verbonden zijn, met consistente metadata, context, governance en lifecycle-afspraken. Dat levert onder meer op:

• Duurzame informatie: informatie wordt beter vindbaar en toegankelijk aan de hand van consistente metadata.
• Minder overdrachtsproblemen: metadata maakt duidelijk wie verantwoordelijk is, wie eigenaar is, in welke fase informatie zit en wat voor soort informatie het is.
• Meer controle over informatie: lifecycle-afspraken maken duidelijk hoe lang informatie bewaard wordt, wie toegang heeft, en wanneer informatie wordt overgedragen, gearchiveerd of vernietigd. Informatie lekt daardoor niet weg naar systemen of partijen waar de overheid geen controle over heeft.
• Transparantie: met een heldere lifecycle is het eenvoudiger om de juiste informatie met de burger te delen.

4.2 Op naar de cloud

Het gebruik van de cloud groeit binnen de overheid. Organisaties willen af van dure on-premise-installaties die steeds opnieuw een upgrade nodig hebben, en zoeken naar meer standaardisatie. De cloud biedt kostenreductie, consistentere processen en meer ruimte voor informatiemanagement:

• Schaalbaarheid: opslag, rekenkracht en functionaliteit groeien mee met de informatiebehoefte, zonder vooraf geïnstalleerde capaciteit.
• Functies: versiebeheer, retentie en bewaartermijnen, archivering en automatische vernietiging, en auditing en logging zijn vaak standaard ingebouwd. On-premise moet dat per applicatie met maatwerk of extra tooling.
• Zoek- en analysefunctionaliteit: cloudomgevingen bieden vaak ingebouwde AI-functionaliteit. On-premise vereist integratie van AI meestal zware infrastructuur en specialistisch beheer.

4.3 De kracht van AI

We bevinden ons midden in een AI-gedreven revolutie in de manier waarop organisaties met informatie omgaan. AI biedt kansen om de informatiehuishouding te versterken en het informatiemanagement te verbeteren. Het kan bij Woo-verzoeken de doorlooptijd verkorten en de werkdruk verlagen, doordat documenten binnen enkele seconden gevonden en samengevat kunnen worden via semantisch zoeken en natuurlijke taalverwerking (NLP). Drie AI-functionaliteiten houden het archief nauwkeurig en consistent:

Stappen richting een moderne informatiehuishouding

In een moderne informatiehuishouding staat niet alleen het document of het systeem centraal, maar de gehele keten aan informatie. Dat vraagt om andere keuzes, organisatorisch en technisch. Er zijn veel verschillende belangen in de business, en die samenbrengen is een uitdaging. We beginnen met snelle, relatief eenvoudige voordelen die bijdragen aan structurele verbeteringen. Die leveren direct voordelen op voor IT en, misschien nog belangrijker, voor de medewerker in de business.

Informatie als strategisch kapitaal

De digitale transformatie heeft de manier van werken binnen de overheid flink veranderd. Informatie werd vroeger fysiek overgedragen; nu gebeurt dat vooral digitaal, via meerdere systemen en samenwerkingsomgevingen. Die hoeveelheid digitale informatie groeit explosief, en transparantie richting de burger is belangrijker dan ooit.

Digitale systemen hebben processen versneld, maar niet automatisch een betere informatiehuishouding opgeleverd. Het ontbreken van duidelijke afspraken over context, metadata, lifecycle en verantwoordelijkheden maakt Woo-verzoeken, archivering en verantwoording tijdrovend en foutgevoelig. De inrichting van informatie is daarom noodzakelijk geworden.

Door informatie vanaf het ontstaan volledig te beheren, en processen, content en data met elkaar te verbinden, legt een organisatie een stevige basis. Lifecycle-afspraken houden informatie duurzaam, betrouwbaar en toegankelijk. De vraag is: hoe kan uw organisatie de stap maken van verspreide informatie naar een verbonden en duurzame informatiehuishouding? Het antwoord ligt in het verder verkennen van moderne informatiemanagementpraktijken, de slimme inzet van AI en een organisatiebrede visie op informatie. Een uitdaging die pas net begint.

Wil je meer weten?

Neem contact op met Wladimir Goeloe,Business Development Manager, via Wladimir.Goeloe@amexiogroup.com

Auteurs: Mees Goudman en Manon Sinke.