Dans quelle mesure êtes-vous réellement certain de la conformité de votre gestion de l’information et de vos documents ?
Dans de nombreuses organisations, la conformité liée à l’information donne l’impression d’être sous contrôle. Il y a des systèmes, des procédures et des accords formalisés à un moment donné.
Sur le papier, tout semble solide.
Et pourtant, le doute revient toujours aux mêmes moments : lors d’un audit, d’une question juridique, d’une demande d’accès à l’information, ou simplement lorsqu’il faut déterminer quel document fait réellement foi.
C’est là que la certitude vacille. Non pas parce que la technologie fait défaut, mais parce que personne ne peut expliquer clairement comment l’information est réellement gouvernée.
Qu’est-ce qui est formellement établi ? Qu’est-ce qui peut encore être modifié ? Et surtout : qui décide, et à quel moment ?
Ces réponses restent souvent implicites. Et ce n’est pas un cas isolé, mais un schéma récurrent.
Dans la pratique, la conformité liée à l’information est fréquemment traitée comme un sujet opérationnel. Quelque chose que l’on « règle » dans des systèmes, des processus et des instructions de travail.
Cette approche paraît logique, mais elle a un effet pervers : le sujet disparaît progressivement des décisions quotidiennes au niveau de la direction.
La responsabilité existe, mais l’appropriation se fragmente. La conformité devient un élément que l’on vérifie a posteriori, plutôt qu’un choix structurant posé en amont.
Dans ce contexte, la tentation de tout conserver semble prudente. Elle évite les discussions et donne un sentiment de sécurité.
Mais en réalité, elle ne fait que déplacer le problème.
La conformité ne concerne pas uniquement la capacité à conserver, mais aussi la capacité à supprimer, à faire des choix et à pouvoir expliquer pourquoi une information est toujours présente — ou pourquoi elle ne l’est plus.
Tant que ces arbitrages ne sont pas explicitement posés, les risques augmentent avec le volume d’informations conservées. Cela se manifeste dans les procédures juridiques, la pression opérationnelle et, à terme, dans la crédibilité même de l’organisation.
Ce que toutes ces situations ont en commun, c’est qu’elles ne résultent généralement ni d’un système défaillant ni d’une mauvaise décision isolée.
Elles apparaissent parce que certains choix fondamentaux n’ont jamais été clairement formulés.
Qui est responsable de la conformité liée à l’information ? À quel moment un document devient-il définitif ? Et qui assume réellement cette décision ?
Dans de nombreuses organisations, ces questions restent sans réponse explicite.
C’est pourtant là que se situe le véritable levier.
Il ne réside pas dans un système supplémentaire ni dans davantage de contrôles,
mais dans la clarification de quelques choix fondamentaux : à partir de quand une information cesse-t-elle d’être un simple document de travail pour devenir un élément dont l’organisation doit officiellement répondre — et qui en prend la décision ?
Lorsque ces règles sont claires et ne reposent plus sur des accords ponctuels, la conformité cesse d’être un sujet à « régler » en permanence. Elle devient une composante intégrée du fonctionnement de l’organisation.
Cela apporte de la sérénité lors des audits, mais surtout une base fiable pour améliorer la qualité de service, la performance et la pertinence des décisions stratégiques.
Vous reconnaissez-vous dans cette situation au sein de votre organisation ? Il est alors probable que le problème ne réside pas dans la technologie, mais dans la manière dont la responsabilité liée à l’information est organisée.
Nous serions ravis d’en discuter avec vous. Non pas avec un discours standard ou une solution rapide, mais pour analyser ensemble les points de friction et comprendre pourquoi ces questions reviennent sans cesse.
Dans un prochain livre blanc, nous approfondirons cette thématique. Nous montrerons comment organiser la conformité liée à l’information de manière à réduire les risques, tout en apportant sérénité, prévisibilité, marge de manœuvre et capacité décisionnelle accrue. Non pas en multipliant les contrôles, mais en faisant des choix plus clairs et en créant davantage de cohérence dans la gestion de l’information.
Le livre blanc complet sera publié dans quelques semaines. Restez attentif à notre site web et à LinkedIn pour en savoir plus.
