Hoe Credendo Group met Alfresco van papier naar digitaal overstapte

Als Europese handelsverzekeringsgroep, actief op het hele continent, is Credendo Group werkzaam in alle sectoren van de handelskredietverzekering en biedt het een scala aan producten die wereldwijd risico’s dekken. Om het evaluatieproces te stroomlijnen, hielp AmeXio Credendo bij de overstap van een papieren naar een digitale administratie.

Credendo is de officiële Belgische exportkredietverzekeraar. Haar missie is het bevorderen van internationale handelsrelaties door bedrijven en banken wereldwijd handelskredietverzekeringen aan te bieden tegen politieke en commerciële risico’s op middellange en lange termijn. Deze activiteiten hebben voornamelijk betrekking op kapitaalgoederen, aanbestede werken, industriële projecten en diensten.

Een belangrijk onderdeel van het verzekeringsproces is de evaluatie van verzekeringsaanvragen, waarbij de haalbaarheid wordt bekeken en de prijs wordt bepaald. Bij Credendo voert de afdeling Underwriting & Account Management deze evaluatie van deze vaak gevoelige en complexe dossiers uit.

Vanuit commercieel oogpunt zijn snelheid en nauwkeurigheid van de evaluatie van het grootste belang. Tijdens het proces wordt informatie uit verschillende bronnen beoordeeld en geconsolideerd. Credendo was op zoek naar een digitale oplossing die een integraal en transparant overzicht van het besluitvormingsproces kon bieden.

Andere afdelingen van de verzekeraar beschikken over een digitale workflow, maar dit deel van de organisatie werkte nog grotendeels met een papieren administratie en lokaal opgeslagen dossiers. Dit was niet efficiënt voor de mensen die de dossiers behandelden; het maakte het bovendien moeilijk voor het management om de prestaties van de afdeling te beoordelen. Het was tijd voor verandering en AmeXio werd ingeschakeld om hen de digitale casemanagementoplossing te bieden die ze nodig hadden.

Uitdaging

Het tijdig leveren van de nieuwe tools aan de underwritingafdeling was van cruciaal belang, aangezien Credendo de tijd die besteed werd aan het beoordelen van verzekeringsaanvragen wilde verkorten en een transparante workflow wilde creëren die inzicht bood in elke stap van het proces. De introductie van een casemanagementsysteem in plaats van een puur procesgestuurde Business Process Management-oplossing vormde een cruciale uitdaging: het zou de complexiteit van de workflows verminderen en de wendbaarheid van de afdeling vergroten.

Toen Credendo de offerteaanvraag (RFP) verstuurde, bevatte deze gedetailleerde workflows. Ze hadden ook al een uitgebreide bedrijfsanalyse uitgevoerd. Dit maakte het voor AmeXio gemakkelijker om een oplossing voor te stellen die exact aansloot bij de vraag van de klant. Sterker nog, op basis van de offerteaanvraag stelden we een aantal extra functionaliteiten voor die volgens ons het ontwerp nog verder zouden verbeteren.

De bedrijfsanalyse van Credendo diende als een zeer goed uitgangspunt voor de functionele analyse die AmeXio uitvoerde. Deze werd gevalideerd door een selectie van belangrijke zakelijke gebruikers en omgezet in een technisch ontwerp en analyse als input voor onze ontwikkelaars. Op dit punt werd bepaald dat de oplossing het volgende moest kunnen:

- Digitale documenten binnen een dossier beheren
- De operationele activiteiten ondersteunen met behulp van metadata, herinneringen, activiteiten, historie en (eenvoudige) workflows van dossiers
- Beschikken over flexibele rapportagefunctionaliteit, inclusief Excel-exporten

Een belangrijke extra vereiste was dat de nieuwe oplossing voor dossierbeheer kon worden gekoppeld aan een bestaande SAP-oplossing, die wordt gebruikt als een database met financiële informatie. Omdat Credendo dit wilde behouden, hebben we een eenvoudige integratie opgezet om masterdata uit SAP in Alfresco te importeren.

Zonder hun gedetailleerde voorbereidingen vooraf en de ervaring en gedrevenheid van de projectmanager van de klant, zou dit uitdagende project niet mogelijk zijn geweest.

Tom Laureys,

ECM Business Consultant bij AmeXio

Oplossing

Het project voor Credendo is een schoolvoorbeeld van hoe een dynamische en uitstekende werkrelatie tussen technologieleverancier en klant in korte tijd tot indrukwekkende resultaten kan leiden.

Zoals gebruikelijk hebben we tijdens dit project een agile aanpak gehanteerd, met korte ‘sprints’ waarin specifieke componenten worden gebouwd, getest en feedback wordt gegeven. Deze aanpak werkt zeer goed als de klant zeer betrokken is tijdens de tests en discussies, zoals in dit geval het geval was.

Credendo heeft zelfs een eigen projectmanager aangesteld die zes maanden van tevoren aan dit project is begonnen, zodat alle communicatie tussen het bedrijf en AmeXio soepel verliep.

Om ervoor te zorgen dat er tijdens de agile sprints optimale feedback werd ontvangen, werd voor elke betrokken subafdeling een interne ‘ambassadeur’ aangesteld om input te leveren aan de projectmanager. Deze aanpak had als bijkomend voordeel dat deze ambassadeurs hun collega’s konden informeren en trainen en mogelijke zorgen van deze toekomstige gebruikers bij AmeXio konden aankaarten.

Omdat de nieuwe casemanagementoplossing een grote impact zou hebben op de werking van de afdeling, hielp het in een eerder stadium betrekken van deze ambassadeurs bij het changemanagement en het vanaf het begin betrekken van iedereen. Zoals gezegd leverde Credendo een bedrijfsanalyse die een goede basis vormde voor alles wat daarna kwam. Dit stelde ons ook in staat om al vrij vroeg te beginnen met de ontwikkeling, in sprints van drie weken.

Tegelijkertijd liep de functionele analyse op de achtergrond door, waarbij nieuwe behoeften en vereisten werden geïdentificeerd, tot de vierde sprint. Deze aanpak was ook nodig omdat we de oplossing in relatief korte tijd moesten bouwen.

Wat dit project ook eenvoudiger maakte, was dat Credendo de 60-70% van de functionaliteit definieerde die echt nodig was in de oplossing. De resterende 30% werd verdeeld in ‘Moeten’, ‘Kunnen’ en ‘Won’t’s’, die zouden worden gebouwd als het budget en de tijd het toelieten.

Dit was een groot voordeel, omdat het iedereen hielp de juiste prioriteiten te stellen. Uiteindelijk zijn we erin geslaagd om bijna alles binnen budget te bouwen, soms met behulp van tijdelijke oplossingen.

De technologische basis voor de casemanagementoplossing die we ontwikkelden, was Alfresco, een krachtige en veelzijdige opensourceoplossing. Credendo werkte al met de software, dus kozen ze er zelf voor om met Alfresco te blijven werken. Het bedrijf zou ook de hardware leveren en onderhouden, terwijl wij de procedures voor disaster recovery en beveiliging verzorgden, die uitgebreid werden getest.

Dit project verliep buitengewoon goed, en daar waren meerdere redenen voor. Ik denk dat dit te danken was aan verschillende factoren, zoals de grondige voorbereiding van de workflow en de RFP door Credendo, de zeer deskundige analyse door AmeXio, het enthousiasme, de technische kennis, de professionele houding en de nodige flexibiliteit van het team ter plaatse, het professionele projectmanagement en de heldere communicatie van onze kant, en de ondersteuning van het management van Credendo.

Steven Deneir, Projectmanager bij Credendo

Resultaat

De casemanagementoplossing voor de afdeling Underwriting en Account Management werd zeer goed ontvangen. Vrijwel alle gevraagde functionaliteit werd gebouwd. Zoek- en rapportagefuncties stellen gebruikers in staat om sets van specifieke cases, documenten, herinneringen, historische items en workflows op te halen op basis van metadatazoekopdrachten. De rapportagefuncties maken een transparante opvolging van de casebehandeling mogelijk, wat een belangrijke wens van het management was.

Succesverhalen